Programme 🧭
Rendre une réunion efficace dépend à la fois d’un savoir-faire méthodologique et d’un savoir-être qui permet de passer d’une collection de pensées individuelles à la co-construction d’une pensée collective.
La formation à la conduite de réunion et à la prise de décision que nous proposons, explore les éléments clés de savoir-faire et de savoir-être qui font d’une réunion une réussite. Elle alterne apports théoriques et exercices pratiques, principalement sur base de mises en situation.
Le savoir-être en réunion implique de savoir s’écouter, se comprendre, c’est-à-dire comprendre ses propres représentations, besoins ou intérêts, mais également les représentations, besoins ou intérêts de ses interlocuteurs, de savoir réguler ses émotions, mais aussi d’être capable de cadrer et de structurer les échanges grâce à des outils d’intelligence collective et de certaines techniques d’animation.
L’animation de réunion implique une certaine aisance avec la prise de parole en public (de même que la participation orale en réunion). Certains exercices tirés de l’improvisation théâtrale permettront de mettre en évidence et en pratique certaines compétences ou ressources utiles comme la respiration, la voix, le regard, le mouvement, la gestion de la relation, la structuration de la communication, l’écoute active, etc.
En particulier, le questionnement, comme la négociation raisonnée, sont des outils indispensables pour toute personne souhaitant améliorer ses compétences en communication et rendre les réunions efficaces : ils permettent d’identifier les enjeux, de trouver le sens derrière les propos ou les positions, ainsi que de préserver ou de développer le lien et la coopération tout en offrant des moyens de résolution lors de divergences ou de désaccords.
Enfin, la formation proposera des ressources pour gérer les moments clés d’une réunion : l’introduction via des outils d’inclusion et de restitution (de ce qui aura été discuté et décidé précédemment), les moments de relâchement d’attention où il est utile de redynamiser la réunion, les moments de feedbacks et la conclusion de la réunion.
En particulier, les participants seront invités à se questionner sur la manière de conclure une réunion pour que celle-ci soit perçue positivement, en réponses aux objectifs fixés, que les décisions et actions clés soient mises en pratique et que l’avancement ultérieur soit efficace et utile.
Objectifs 🚀
- Partager les représentations des participant·es sur leur vision d’une « conduite de réunion efficace », incluant la prise de décision
- Aborder les trois dimensions clés d’une réunion (préparation, animation, conclusion/suivi)
- Décrire les types de réunions et les spécificités associés (objectifs, style d’animation, parties-prenantes, etc.)
- Sensibiliser aux enjeux inhérents à la subjectivité de chacun·e dans la perception de la réalité (en réunion comme dans la relation et la communication en général)
- Expérimenter et comprendre l’importance de l’inclusion au sein du groupe
- Développer la conscience de soi et la capacité de chacun·e à réguler ses émotions avec des outils simples à mettre en œuvre
- Maîtriser l’art du questionnement pour mieux se comprendre, réguler les échanges, stimuler la co-construction et favoriser l’intelligence collective : savoir élaborer des questions pertinentes non suggestives et une stratégie de questionnement efficace
- Connaître et pratiquer les fondamentaux de l’écoute active
- Développer la capacité à formuler un feedback constructif et à être assertif (confronter sans affronter)en utilisant, de manière appropriée, des outils de communication tels que la Communication Non-Violente (CNV) ou la méthode DESC dans le cadre d’un feedback ou pour être davantage assertif
- Identifier les situations qui mettent en danger les relations au sein d’un groupe ou au cours d’une réunion, en particulier les jeux psychologiques ou le « tennis relationnel » - comment l’identifier, faire du neuf et prévenir les conflits ?
- Développer des compétences en négociation raisonnée pour identifier les leviers de motivation et de coopération, parvenir à des accords satisfaisants pour le plus grand nombre, débloquer des situations conflictuelles, etc.
- Expérimenter l’importance du cadre et de la clarté des rôles pour une dynamique d’échange saine et constructive